ان كانت لديك اعمال مكتبية، يكون الوقت هو كل شيء. قد تكلفك عدم الكفاءة في التعامل مع Excel ساعات ثمينة، ولكن ماذا لو كانت لديك الأدوات المناسبة في متناول يدك للتغلب على هذه التحديات بسهولة؟ تعد صيغ Excel الستة الأساسية هذه اختصارات تحتاجها لتوفير الوقت وتعزيز الإنتاجية وجعل عبء العمل اليومي الخاص بك يبدو أخف كثيرًا.
اكثر 6 صيغ اكسل Excel استخداما يجب ان تعرفها
1. وظيفة IF وIFS في اكسل
IF هي واحدة من أكثر الوظائف المنطقية استخدامًا في Excel. تختبر شرطًا وتقيمه إما TRUE أو FALSE. تحتوي صيغة IF على مخرجين محتملين، أحدهما عندما يكون الشرط TRUE والآخر عندما يكون الشرط FALSE. تستخدم الصيغة النحوية:
=IF(test, value_if_true, value_if_false)
بالنسبة للسيناريوهات الأكثر تعقيدًا، يقدم Excel أيضًا وظيفة IFS، والتي تسمح باختبار شروط متعددة في صيغة واحدة دون تعشيش/تركيب نحوي معقد. تتم كتابة عبارات IFS باستخدام الصيغة التالية:
=IFS(condition1, value1, condition2, value2,...)
يمكن لهاتين الوظيفتين توفير الكثير من الوقت . يمكن لأخصائي الموارد البشرية استخدام وظيفة IF لأتمتة مراجعات أداء الموظفين. يمكن استخدام صيغة IF بسيطة مثل الموضحة أدناه لتصنيف الموظفين بناءً على تقييمات أدائهم:
=IF(B1>80, "Exceeds Expectations", "Meets/Below Expectations")
أو يمكن لفريق المبيعات استخدام عبارة IFS لتصنيف العملاء بناءً على ربحيتهم:
=IFS(B2>100000, "Platinum", B2>50000, "Gold", B2>10000, "Silver")
يمكن أن تأخذ عبارة IFS ما يصل إلى 127 شرطًا، وترجع القيمة التي تتوافق مع الشرط TRUE الأول.
2. وظيفة SUM وSUMIFS في اكسل
كما يوحي الاسم، تُستخدم دالة SUM لجمع الأرقام معًا. وهي تستخدم الصيغة التالية:
=SUM(num1, num2, ...)
يمكنها استخدام الأرقام ومراجع الخلايا ونطاقات الخلايا كمعلمات. يمكنك استخدام دالة SUM لحساب الإجماليات بسرعة لأعمدة أو صفوف البيانات. في جدول بيانات الميزانية، يمكنك استخدام =SUM(B2:B10) لجمع النفقات على مدى فترة زمنية محددة.
تمتد دالة SUMIFS بهذه الوظيفة من خلال السماح للمستخدمين بجمع البيانات استنادًا إلى معايير متعددة. الصيغة التالية هي:
=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
في الممارسة العملية، يمكن استخدام صيغة SUMIFS لإضافة المبيعات من منطقة معينة فقط، أو لمنتج معين، أو من قِبل مندوب مبيعات معين. تعد SUM وSUMIFS اثنتين فقط من دالات SUM في Excel.
يمكنك تحديد ما يصل إلى 127 زوجًا من النطاقات و المعايير في بيان SUMIFS.
3 وظيفة AGGREGATE في اكسل
تجمع دالة AGGREGATE بين وظائف التجميع العددية المختلفة في دالة واحدة. وهي تقوم بإجراء حسابات مثل SUM وCOUNT وMAX وMIN مع تجاهل الأخطاء والخلايا المخفية وحتى وظائف AGGREGATE وSUBTOTAL الأخرى. بناء الجملة هو:
=AGGREGATE(function_num, options, ref, [k])
حيث تمثل function_num الحساب الذي سيتم إجراؤه، تحدد الخيارات ما سيتم تجاهله (على سبيل المثال، الصفوف أو الأخطاء المخفية)، وref هو نطاق الخلايا أو مجموعة الخلايا التي سيتم تجميعها، وk هي وسيطة اختيارية لوظائف معينة.
تعد AGGREGATE مفيدة بشكل خاص في مجموعات البيانات الكبيرة حيث قد تعوق البيانات المخفية أو الأخطاء الوظائف القياسية مثل SUM أو AVERAGE.
في المثال أدناه، يتم تطبيق AGGREGATE على جدول يحتوي على أخطاء لحساب إجمالي ومتوسط وأعلى راتب يتقاضاه الموظفون. لحساب أعلى راتب، استخدمت الصيغة:
=AGGREGATE(14, 2, D6:D14, 1)
لن يتجاهل AGGREGATE الصفوف المخفية أو المجاميع الفرعية المتداخلة أو التجميعات المتداخلة عندما تتضمن وسيطة المصفوفة عملية حسابية، مثل عملية منطقية لتحديد الخلايا التي يجب تضمينها واستبعادها (على سبيل المثال C1:C50*(C1:C50>0))
4. وظيفة TRIM في اكسل
تقوم دالة TRIM بتنظيف البيانات وإزالة المسافات الزائدة من النص. وهذا مفيد بشكل خاص للبيانات الخام التي تم استيرادها من مصدر خارجي. فهي تزيل جميع المسافات الزائدة من النص، بما في ذلك المسافات البادئة واللاحقة والمسافات البينية.
=TRIM(text)
يمكن أن يكون مفيدًا لإعداد قائمة بريدية، وتنظيف أوصاف المنتجات، وتنظيم معلومات المبيعات.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام TRIM لتنظيف المسافات البادئة واللاحقة والبينية في قائمة الأسماء، كما هو الحال في لقطة الشاشة أدناه:
البيانات الخام والنظيفة باستخدام وظيفة Trim
لإزالة جميع الأحرف غير القابلة للطباعة، أي فواصل الأسطر، وأحرف المسافات غير القابلة للكسر، يمكنك استخدام وظيفة TRIM مع CLEAN.
5. وظيفة MIN وMAX في اكسل
تعتبر دالتا MIN وMAX سهلتي الاستخدام ومباشرتين للغاية. حيث تأخذان سلسلة من الأرقام وتجدان أصغر أو أكبر قيمة في المجموعة. ويمكن استخدامهما كبديل لوظيفة AutoSum في Excel عندما تكون الخلايا المراد تحليلها متناثرة في جدول البيانات.
=MIN(num1, num2, ...)
ولـ MAX:
=MAX(num1, num2, ...)
يمكنك إدخال أرقام أو مراجع خلايا أو نطاقات لكلا الدالتين.
تعتبر هذه الوظائف مفيدة بشكل خاص لتحليل البيانات، مثل تحديد أعلى وأدنى أرقام المبيعات في تقرير أو مراقبة أفضل المنتجات أداءً وأسوأها في مجموعة منتجات. وهما من وظائف Excel الأساسية للمبتدئين.
يمكن أيضًا دمج MIN وMAX مع وظائف أخرى، مثل IF أو SUMIFS، لإعداد تقارير أكثر تعقيدًا.
6. وظيفة VLOOKUP وHLOOKUP في اكسل
تُستخدم وظائف VLOOKUP وHLOOKUP للبحث عن القيم في جداول Excel استنادًا إلى قيمة مؤشر محددة مسبقًا.
تبحث وظيفة VLOOKUP (البحث الرأسي) عن قيمة البحث في العمود الأول من نطاق محدد وتعيد القيمة المقابلة في عمود آخر. تبحث وظيفة HLOOKUP (البحث الأفقي) عن قيمة البحث في الصف العلوي من الجدول وتعيد قيمة من صف مختلف في نفس العمود.
تشترك الصيغتان في بناء جملة مشابه:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]
حيث أن lookup_value هو الرقم أو النص الذي تريد البحث عنه، وtable_array هو نطاق الخلايا التي تحتوي على lookup_value والقيمة المراد إرجاعها، وindex_num هو رقم العمود أو الصف الذي يحتوي على قيمة الإرجاع، وrange_lookup هو معلمة اختيارية تحدد ما إذا كانت الدالة تعيد تطابقًا تقريبيًا أو دقيقًا.
إنها مفيدة عند العمل مع مجموعات بيانات كبيرة تحتوي على آلاف عناصر البيانات. على سبيل المثال، يمكنني البحث في نظام المخزون للعثور على سعر المنتج الذي يحمل معرف المنتج 223 باستخدام الصيغة:
=VLOOKUP(223,A2:F20, 6, TRUE)
يمكن استخدام دالة HLOOKUP للبحث عن البيانات في الجداول المنظمة حسب الصفوف، مثل المبيعات لشهر معين في تقرير مالي. باستخدام الصيغة التالية، تمكنت من تحديد مقدار الإيرادات التي تم تحقيقها في شهر أغسطس.
=HLOOKUP("Revenue", A1:D13, 9, TRUE)
إذا كان لديك مجموعة Microsoft 365، فيمكنك استخدام دالة XLOOKUP بدلاً من ذلك للبحث الأفقي والرأسي.
من الحسابات البسيطة مثل MIN وSUM إلى الوظائف الأكثر تقدمًا مثل VLOOKUP وHLOOKUP، تعد صيغ Excel هذه ضرورية لأي موظف يتطلع إلى تعزيز كفاءته في الاكسل .
